Decisões de investimento em tecnologia: personalizado vs. SaaS vs. processo

O ambiente empresarial atual oferece aos líderes um número excessivo de opções tecnológicas disponíveis. Todas as questões operacionais parecem exigir uma solução digital, mas a direção a seguir nem sempre é óbvia. Acha que a sua organização deve investir num desenvolvimento personalizado, comprar um software existente ou talvez dar um passo atrás e otimizar os processos existentes? Esta é uma decisão importante que pode determinar não só a eficiência imediata das operações, mas também o desempenho financeiro e a competitividade a longo prazo, bem como a abordagem estratégica baseada no equilíbrio entre as necessidades imediatas e a escalabilidade futura, as preocupações com os custos e os requisitos de capacidade, e a experiência interna e externa. Os riscos são altos porque uma decisão errada nessa área pode esgotar recursos, atrasar iniciativas essenciais e introduzir dívidas técnicas que inibem o crescimento nos próximos anos.

O processo de tomada de decisão tecnológica apresenta algumas das questões subjacentes que as empresas têm enfrentado repetidamente. A maioria das empresas tende a inclinar-se para soluções personalizadas, porque as considera o epítome das necessidades individuais e da diferenciação competitiva. Essa propensão deve-se geralmente à crença de que a tecnologia proprietária se traduziria automaticamente numa vantagem de mercado, ou que as soluções estabelecidas simplesmente não podem atender às suas necessidades. O software comercial mudou bastante e vem com recursos avançados de personalização, excelentes recursos de integração e histórico de sucesso em vários setores. Enquanto isso, a otimização de processos geralmente está associada a ganhos rápidos, que não exigem investimento em tecnologia e que vão à raiz do problema, e não aos sintomas.

Desafios de tempo

O tempo é outra complicação. A urgência gerada pelas pressões do mercado, ameaças da concorrência e oportunidades de crescimento pode obscurecer a tomada de decisões objetivas. As organizações podem ter pressa em trabalhar para encontrar a solução mais visível, em vez da solução mais eficiente, e podem ter pressa em agir, em vez de serem estratégicas.

Complexidades da alocação de recursos

A alocação de recursos também é um desafio contínuo. O desenvolvimento personalizado requer não só o investimento inicial, mas também manutenção contínua, atualizações e conhecimento especializado. Essas despesas ocultas geralmente ultrapassam a estimativa inicial e levam a uma restrição orçamentária apertada e dependência das operações, com as quais a organização não consegue lidar de forma eficaz. Muitos projetos de tecnologia começam com suposições de soluções, em vez de definir claramente o problema. No caso da avaliação, é importante distinguir entre sintomas e razões subjacentes, a ocorrência abrangente dos processos e a influência real no desempenho dos negócios.

No caso de desenvolvimento personalizado, é preciso prestar atenção a vários aspetos. Processos de negócios exclusivos que criaram uma vantagem competitiva real podem ser usados como justificativa para soluções personalizadas, especialmente quando não há ferramentas disponíveis para atender suficientemente às necessidades exclusivas. As organizações que possuem altos níveis de recursos técnicos, tanto financeiros quanto humanos, têm uma vantagem na realização de desenvolvimento personalizado de forma eficaz. Além disso, os casos de integração profunda com sistemas existentes ou de alta especialização podem envolver a necessidade de alguma solução personalizada.

Implicações no cronograma

O cronograma é outro aspecto importante desta avaliação. O desenvolvimento personalizado normalmente leva meses ou anos para fornecer soluções funcionais e, nesse processo, os requisitos comerciais podem mudar drasticamente. As situações de mercado, a concorrência e as preocupações internas podem mudar radicalmente e tornar as soluções personalizadas obsoletas antes da conclusão do projeto.

A avaliação de software comercial é feita usando um conjunto diferente de regras. As soluções prontas oferecem funcionalidades estabelecidas, acesso instantâneo e suporte contínuo por parte do fornecedor. O custo total de propriedade pode ser significativamente menor do que as opções personalizadas em termos de tempo de desenvolvimento, necessidades de teste e responsabilidades de manutenção. Os softwares comerciais disponíveis no mercado geralmente incluem acesso à API, personalização e recursos de integração, que cobrem a maioria das necessidades específicas sem a necessidade de criá-las novamente. O ecossistema de fornecedores em torno do software comercial também é super valioso por causa das extensões de terceiros, do apoio da comunidade e da experiência. As vantagens acima se multiplicam com o tempo e formam uma vantagem competitiva que não pode ser facilmente reproduzida por equipas de desenvolvimento internas.

A otimização de processos é a terceira opção que pode trazer resultados impressionantes, mesmo sem investir em tecnologia. A maioria das ineficiências operacionais é causada pelo design do fluxo de trabalho, comunicação insuficiente ou problemas de alocação de recursos, e não por limitações tecnológicas. A reformulação de processos, programas de formação e reorganização organizacional destas questões centrais trarão melhorias a curto prazo e definirão os verdadeiros requisitos tecnológicos. O processo apresentado exigirá uma avaliação sincera dos processos atuais, identificação de gargalos e redundâncias e disposição para reverter tradições. Os resultados geralmente mostram que a abordagem híbrida também vale a pena ser considerada, pois a tecnologia estava apenas ocultando os aspectos problemáticos da organização, em vez de resolver os problemas.

Estratégias de implementação híbridas

Um bom número de implementações bem-sucedidas envolve:

• Software comercial com personalizações específicas
• Otimização de processos com tecnologia de apoio
• Implementação em etapas que verifica as suposições antes de compromissos significativos

Este plano permite que as empresas assumam riscos mínimos e, ao mesmo tempo, permaneçam flexíveis.

Os requisitos de integração têm grande impacto nessas decisões. As pilhas de tecnologia, formatos de dados e dependências de fluxo de trabalho atuais impõem um conjunto de limitações a cada escolha. As soluções internas são capazes de resolver problemas de integração diretamente, mas precisam passar por muitos testes e validações. O software comercial pode ter integrações padrão disponíveis, mas pode não funcionar com alguns sistemas legados. A otimização do processo pode remover todos ou parte dos requisitos de integração e destacar outros.

Segurança e conformidade

As questões de segurança e conformidade acrescentam mais uma camada ao processo de avaliação:

• Soluções personalizadas oferecem controle total da implementação da segurança, mas exigem conhecimento interno e atenção constante
• As certificações de segurança e conformidade estabelecidas também são geralmente descritas em software comercial, que pode não cobrir especificamente as necessidades regulamentares
• A otimização dos processos pode minimizar a ameaça à segurança, removendo o processamento desnecessário de dados ou pontos de acesso ao sistema

Planeamento da escalabilidade

O planeamento da escalabilidade aplica-se ao sucesso a longo prazo da abordagem adotada. Soluções específicas de escalabilidade podem ser desenvolvidas para satisfazer necessidades específicas, mas podem encontrar obstáculos inesperados. O software comercial pode frequentemente provar a sua escalabilidade, mas pode ser muito caro para escalar. A otimização de processos estabelece uma base para a escalabilidade, mas pode ser necessário apoiar decisões tecnológicas com o aumento do volume.

Definição do problema Primeiro

Comece qualquer decisão tecnológica com uma definição completa do problema. Defina as áreas problemáticas no documento, avalie o impacto nos negócios e defina o sucesso antes de determinar as soluções. Essa base evitará o raciocínio baseado em soluções e manterá as questões e estratégias alinhadas.

Análise abrangente dos custos

Faça uma análise adequada dos fatores de custo que leve em conta os custos e responsabilidades ocultos:

• O desenvolvimento, que é feito de forma específica, precisa de manutenção, atualizações e conhecimentos especializados além dos custos de desenvolvimento
• Software comercial implica licenciamento, formação e até mesmo dependência de um único fornecedor
• A otimização dos processos pode envolver gestão de mudanças, formação e medidas de produtividade temporárias

Avaliação da Capacidade Interna

Avalie as capacidades internas com franqueza. A capacidade de desenvolver aplicações personalizadas com sucesso requer competências técnicas, competências de gestão de projetos e um compromisso de manutenção sustentada. As empresas que não dispõem desses recursos devem concentrar-se em soluções comerciais ou numa estratégia de otimização de processos que possa tirar partido dos pontos fortes disponíveis.

Considerações sobre o tempo

Leva em consideração as implicações de tempo. Alternativas ao desenvolvimento personalizado podem ser soluções comerciais ou otimização do processo para atender a necessidades urgentes. No entanto, os benefícios estratégicos de longo prazo podem valer a pena o desenvolvimento personalizado, mesmo com esforços de implementação prolongados.

Construindo para a evolução

Prepare o caminho para evoluir e progredir. Os requisitos tecnológicos estão sempre a mudar e exigem flexibilidade nas soluções adotadas:

• Soluções de design de arquitetura que sejam modulares e expansíveis
• Escolha software comercial com um roteiro e integração poderosos
• Introduzir a otimização de processos com base nos princípios da melhoria contínua

Estratégia de teste piloto

Iniciativas de projetos-piloto ou de prova de conceito para testar as hipóteses. É possível usar implementações em pequena escala para expor os desafios práticos e estabelecer os benefícios teóricos antes de se comprometer com uma escala maior. Melhoria na mitigação de riscos e dados práticos sobre a tomada de decisões.

Essa metodologia vai diminuir o risco e oferecer uma vantagem competitiva e capacidade organizacional no futuro. Para ter sucesso, é preciso ir além das suposições padrão e avançar para estruturas de avaliação estratégica, que levam em consideração toda a gama de possibilidades e consequências. O desenvolvimento personalizado, o software comercial e a otimização de processos têm as suas próprias vantagens e podem ser aplicados dependendo das condições, mas, apesar disso, as organizações mais eficazes entendem que esses itens não são mutuamente exclusivos, mas sim partes de toda a estratégia tecnológica. A maneira de fazer isso é alinhar as soluções com questões específicas, pensar nas consequências a longo prazo e ser flexível o suficiente para evoluir ao longo do tempo, garantindo assim que as empresas façam o melhor investimento em tecnologia e não caiam nas armadilhas mais comuns que sugam recursos e restringem o crescimento potencial. As organizações que aprenderem a fazer isso bem estarão em melhor posição para utilizar a tecnologia como uma vantagem competitiva real, em vez de um passivo dispendioso.