Рішення щодо інвестицій у технології: індивідуальні рішення, SaaS чи процеси

Сучасне бізнес-середовище пропонує лідерам надмірну кількість доступних технологічних опцій. Усі операційні питання, здається, вимагають цифрового рішення, але напрямок, у якому слід рухатися, не завжди є очевидним. Чи вважаєте ви, що ваша організація повинна інвестувати в індивідуальну розробку, придбати існуюче програмне забезпечення або, можливо, зробити крок назад і оптимізувати існуючі процеси? Це ключовий момент, який може визначити не тільки безпосередню ефективність операцій, але й довгострокові фінансові результати та конкурентоспроможність, а також стратегічний підхід, що базується на досягненні балансу між безпосередніми потребами та майбутніми можливостями масштабування, питаннями вартості та вимогами до кваліфікації, а також внутрішньою та зовнішньою експертизою. Ставки досить високі, оскільки неправильне рішення в цій сфері може вичерпати ресурси, уповільнити важливі ініціативи, спричинити технічний борг, який гальмуватиме зростання протягом наступних кількох років.

Процес прийняття рішень щодо технологій виявляє деякі основні проблеми, з якими корпорації стикаються неодноразово. Більшість підприємств схильні до індивідуальних рішень, оскільки вважають їх втіленням індивідуальних потреб і конкурентної переваги. Така схильність зазвичай пояснюється переконанням, що запатентовані технології автоматично перетворюються на ринкову перевагу або що готові рішення просто не можуть задовольнити їхні потреби. Комерційне програмне забезпечення зазнало значних змін і має розширені функції налаштування, чудові можливості інтеграції та успішний досвід застосування в різних галузях. Водночас оптимізація процесів зазвичай асоціюється з швидкими вигодами, які не вимагають інвестицій у технології та спрямовані на корінь проблеми, а не на її симптоми.

Проблеми з термінами

Ще однією складністю є час. Терміновість, спричинена тиском ринку, загрозами конкуренції та можливостями зростання, може заважати об'єктивному прийняттю рішень. Організації можуть поспішати шукати найбільш помітне рішення, а не найефективніше, і можуть поспішати вживати заходів, а не діяти стратегічно.

Складність розподілу ресурсів

Розподіл ресурсів також є постійним викликом. Індивідуальна розробка вимагає не тільки початкових інвестицій, але й постійного обслуговування, оновлень та спеціалізованих знань. Ці приховані витрати зазвичай перевищують початкові оцінки і призводять до жорстких бюджетних обмежень та залежності операцій, з якими організація не може ефективно впоратися. Багато технологічних проектів починаються з припущень щодо рішень, а не з чіткого визначення проблеми. У випадку оцінки важливо розрізняти симптоми та глибинні причини, комплексність процесів та фактичний вплив на результати діяльності.

У разі індивідуальної розробки слід звернути увагу на кілька аспектів. Ексклюзивні бізнес-процеси, що створили реальну конкурентну перевагу, можуть бути використані як обґрунтування для індивідуальних рішень, особливо коли немає доступних інструментів, які б достатньо задовольняли унікальні потреби. Організації, що мають високий рівень технічних ресурсів, як фінансових, так і людських, мають перевагу в ефективній реалізації індивідуальної розробки. Крім того, випадки глибокої інтеграції з існуючими системами або висока спеціалізація можуть вимагати деяких індивідуальних рішень.

Наслідки для часової шкали

Часовий графік є ще одним важливим аспектом цієї оцінки. Зазвичай розробка на замовлення займає місяці або роки, щоб надати функціональні рішення, і в процесі цього бізнес-вимоги можуть кардинально змінитися. Ситуація на ринку, конкуренція, внутрішні проблеми можуть радикально змінитися і зробити індивідуальні рішення застарілими ще до завершення проекту.

Оцінка комерційного програмного забезпечення проводиться за іншим набором правил. Готові рішення забезпечують встановлену функціональність, миттєвий доступ та постійну підтримку з боку постачальника. Загальна вартість володіння може бути значно меншою, ніж у випадку з індивідуальними варіантами, з точки зору часу розробки, потреб у тестуванні та зобов'язань з технічного обслуговування. Комерційне програмне забезпечення, яке є у вільному продажу, часто включає доступ до API, функції налаштування та інтеграції, які покривають більшість унікальних потреб без необхідності створювати їх заново. Екосистема постачальників комерційного програмного забезпечення також має велику цінність завдяки розширеннями від сторонніх розробників, підтримці спільноти та досвіду. Згодом вищезазначені переваги множаться і формують конкурентну перевагу, яку внутрішні команди розробників не можуть легко повторити.

Оптимізація процесів — це третій варіант, який може принести вражаючі результати навіть без інвестицій у технології. Більшість операційних неефективностей спричинені проблемами з організацією робочих процесів, недостатньою комунікацією або розподілом ресурсів, а не технологічними обмеженнями. Переробка процесів, програми навчання та організаційна реорганізація цих основних питань дадуть короткострокові поліпшення та визначать справжні технологічні вимоги. Даний процес вимагатиме відвертої оцінки поточних процесів, виявлення вузьких місць і надмірності, а також готовності відмовитися від традицій. Результати зазвичай показують, що гібридний підхід також варто розглянути, оскільки технологія лише приховувала проблемні аспекти організації, а не вирішувала проблеми.

Гібридні стратегії впровадження

Багато успішних реалізацій передбачають:

• Комерційне програмне забезпечення з конкретними налаштуваннями
• Оптимізація процесів за допомогою допоміжних технологій
• Поетапне впровадження, яке перевіряє припущення перед прийняттям важливих рішень

Цей план дозволяє компаніям мінімізувати ризики і водночас залишатися гнучкими.

Вимоги до інтеграції мають великий вплив на такі рішення. Сучасні технологічні стеки, формати даних та залежності робочих процесів накладають низку обмежень на кожен вибір. Внутрішні рішення здатні безпосередньо вирішувати проблеми інтеграції, але потребують численних тестувань та валідацій. Комерційне програмне забезпечення може мати стандартні інтеграції, але може не працювати з деякими застарілими системами. Оптимізація процесу може усунути всі або частину вимог до інтеграції та підкреслити інші.

Безпека та відповідність вимогам

Питання безпеки та відповідності вимогам додають ще один рівень до процесу оцінки:

• Індивідуальні рішення забезпечують повний контроль над реалізацією безпеки, але вимагають внутрішніх знань і постійної уваги
• Встановлені сертифікати безпеки та відповідності також зазвичай описуються в комерційному програмному забезпеченні, яке може не охоплювати конкретні регуляторні вимоги
• Оптимізація процесів може мінімізувати загрозу безпеці шляхом усунення непотрібної обробки даних або точок доступу до системи

Планування масштабованості

Планування масштабованості впливає на довгостроковий успіх обраного підходу. Можна розробити конкретні рішення для масштабування, щоб задовольнити конкретні потреби, але це може призвести до несподіваних перешкод. Комерційне програмне забезпечення часто доводить свою масштабованість, але його масштабування може бути дуже дорогим. Оптимізація процесів створює основу для масштабування, але може знадобитися підтримка технологічних рішень із збільшенням обсягу.

Визначення проблеми По-перше

Починайте будь-яке технологічне рішення з ретельного визначення проблеми. Визначте проблемні області в документі, оцініть вплив на бізнес і визначте успіх, перш ніж визначати рішення. Ця базова лінія дозволить уникнути міркувань, заснованих на рішеннях, і зберегти узгодженість проблем і стратегій.

Комплексний аналіз витрат

Проведіть адекватний аналіз факторів, що впливають на витрати, з урахуванням прихованих витрат і відповідальності:

• Розробка, яка виконується спеціально, потребує технічного обслуговування, оновлень та знань, крім тих, що входять до вартості розробки
• Комерційне програмне забезпечення передбачає ліцензування, навчання та навіть прив'язку до постачальника
• Оптимізація процесів може включати управління змінами, навчання та тимчасові заходи щодо підвищення продуктивності

Внутрішня оцінка можливостей

Чесно оцініть внутрішні можливості. Для успішної розробки власних додатків необхідні технічні навички, навички управління проектами та постійна відданість підтримці. Компанії, які не мають таких ресурсів, повинні зосередитися на комерційних рішеннях або стратегії оптимізації процесів, які можуть використовувати наявні сильні сторони.

Розгляд термінів

Враховуйте часові обмеження. Альтернативою індивідуальній розробці можуть бути комерційні рішення або оптимізація процесу для задоволення нагальних потреб. Проте довгострокові стратегічні переваги можуть виправдати індивідуальну розробку навіть за умови тривалого впровадження.

Будівництво для еволюції

Прокладіть шлях до розвитку та прогресу. Технологічні вимоги постійно змінюються і вимагають гнучкості у прийнятих рішеннях:

• Архітектура Розробляйте модульні та розширювані рішення
• Вибирайте комерційне програмне забезпечення з потужною дорожньою картою та інтеграцією
• Впроваджуйте оптимізацію процесів на основі принципів постійного вдосконалення

Стратегія пілотного тестування

Пілотні або концептуальні проекти для перевірки припущень. Можна використовувати невеликі впровадження, щоб виявити практичні проблеми та встановити теоретичні переваги, перш ніж переходити до масштабних проектів. Покращене зниження ризиків та практичні дані щодо прийняття рішень.

Ця методологія знизить ризик і забезпечить конкурентну перевагу та організаційні можливості в майбутньому. Щоб досягти успіху, слід вийти за межі стандартних припущень і перейти до стратегічних оціночних рамок, які враховують весь спектр можливостей і наслідків. Індивідуальна розробка, комерційне програмне забезпечення та оптимізація процесів мають свої переваги і можуть застосовуватися залежно від умов, але, незважаючи на це, найбільш ефективні організації розуміють, що ці елементи не є взаємовиключними, а є частинами загальної технологічної стратегії. Для цього необхідно узгодити рішення з конкретними проблемами, продумати їхні довгострокові наслідки та бути достатньо гнучкими, щоб розвиватися з часом, тим самим гарантуючи, що підприємства роблять найкращі інвестиції в технології та не потрапляють у найпоширеніші пастки, які висмоктують ресурси та обмежують потенційний ріст. Організації, які навчилися це робити, матимуть більше можливостей використовувати технології як реальну конкурентну перевагу, а не як дороге зобов'язання.