Решения об инвестициях в технологии: индивидуальные решения, SaaS или процессы

Современная бизнес-среда предлагает лидерам кучу технологических вариантов. Кажется, что все операционные вопросы требуют цифрового решения, но не всегда понятно, в каком направлении двигаться. Как думаете, ваша организация должна инвестировать в индивидуальную разработку, купить готовое программное обеспечение или, может быть, сделать шаг назад и оптимизировать существующие процессы? Это важный момент, который может повлиять не только на то, как быстро всё будет работать, но и на долгосрочные финансовые показатели, конкурентоспособность и стратегический подход, который основан на балансе между текущими потребностями и будущей масштабируемостью, затратами и требованиями к способностям, а также внутренней и внешней экспертизой. Ставки достаточно высоки, потому что неправильное решение в этой области может привести к истощению ресурсов, замедлению важных инициатив, возникновению технического долга, который будет сдерживать рост в течение следующих нескольких лет.

При принятии решений о технологиях компании часто сталкиваются с некоторыми проблемами. Большинство компаний предпочитают индивидуальные решения, потому что считают их идеальным ответом на свои нужды и способом выделиться на рынке. Обычно это связано с верой в то, что собственные технологии автоматически принесут преимущество на рынке или что готовые решения просто не смогут удовлетворить их потребности. Коммерческое программное обеспечение сильно изменилось и теперь имеет крутые настройки, отличную интеграцию и успешный опыт в разных отраслях. В то же время, оптимизация процессов обычно ассоциируется с быстрой выгодой, которая не требует вложений в технологии и решает проблему в корне, а не устраняет симптомы.

Проблемы со временем

Еще одна сложность — это время. Срочность, вызванная давлением рынка, конкуренцией и возможностями для роста, может помешать объективному принятию решений. Компании могут спешить с выбором самого заметного решения, а не самого эффективного, и могут спешить с принятием мер, а не действовать стратегически.

Сложности распределения ресурсов

Распределение ресурсов — это тоже постоянная проблема. Индивидуальная разработка требует не только первоначальных вложений, но и постоянного обслуживания, обновлений и специальных знаний. Эти скрытые расходы обычно превышают первоначальные оценки и приводят к жестким бюджетным ограничениям и зависимости от операций, с которыми организация не может эффективно справиться. Многие технологические проекты начинаются с предположений о решениях, а не с четкого определения проблемы. При оценке важно отличать симптомы от основных причин, понимать, как все происходит, и как это влияет на бизнес.

Если делаешь что-то на заказ, стоит обратить внимание на несколько моментов. Уникальные бизнес-процессы, которые дают реальное конкурентное преимущество, могут быть причиной для создания индивидуальных решений, особенно если нет готовых инструментов, которые бы полностью удовлетворяли уникальные потребности. Компании, у которых много технических ресурсов, как финансовых, так и человеческих, имеют преимущество в эффективной разработке индивидуальных решений. Кроме того, глубокая интеграция с существующими системами или высокая степень специализации могут потребовать какого-то индивидуального решения.

Последствия для временной шкалы

Время — это еще один важный момент в этой оценке. На разработку индивидуальных решений обычно уходят месяцы или годы, и за это время бизнес-требования могут сильно измениться. Рыночная ситуация, конкуренция, внутренние проблемы могут кардинально измениться и сделать индивидуальные решения устаревшими еще до завершения проекта.

Оценка коммерческого программного обеспечения проводится по другим правилам. Готовые решения обеспечивают проверенную функциональность, мгновенный доступ и постоянную поддержку со стороны поставщика. Общая стоимость владения может быть значительно ниже, чем у индивидуальных решений, с точки зрения времени разработки, потребностей в тестировании и обязательств по обслуживанию. Коммерческое программное обеспечение, которое можно купить, часто включает в себя доступ к API, настройку и интеграцию, что покрывает большинство уникальных потребностей без необходимости создавать их заново. Экосистема поставщиков коммерческого программного обеспечения также очень ценна благодаря сторонним расширениям, поддержке сообщества и опыту. Вышеперечисленные преимущества со временем умножаются и формируют конкурентное преимущество, которое не так легко повторить внутренним командам разработчиков.

Оптимизация процессов — это третий вариант, который может принести потрясающие результаты даже без вложений в технологии. Большинство операционных неэффективностей связано с дизайном рабочих процессов, недостаточным общением или проблемами с распределением ресурсов, а не с технологическими ограничениями. Переработка процессов, программы обучения и перестройка организации по этим ключевым вопросам принесут быстрые улучшения и помогут определить, что действительно нужно в плане технологий. Этот процесс потребует честной оценки текущих процессов, выявления узких мест и избыточностей, а также готовности отказаться от традиций. Результаты обычно показывают, что гибридный подход тоже стоит рассмотреть, потому что технологии только скрывали проблемные аспекты организации, а не решали проблемы.

Гибридные стратегии реализации

Многие успешные реализации включают:

• Коммерческое программное обеспечение с конкретными настройками
• Оптимизация процессов с помощью технологий
• Поэтапная реализация, которая проверяет предположения перед принятием серьезных обязательств

Этот план позволяет компаниям минимизировать риски и при этом оставаться гибкими.

Требования к интеграции сильно влияют на такие решения. Текущие технологические стеки, форматы данных и зависимости рабочих процессов накладывают ряд ограничений на каждый выбор. Внутренние решения могут напрямую решать проблемы интеграции, но их нужно тщательно тестировать и проверять. Коммерческое программное обеспечение может иметь стандартные интеграции, но оно может не работать с некоторыми устаревшими системами. Оптимизация процесса может устранить все или часть требований к интеграции и подчеркнуть другие.

Безопасность и соответствие требованиям

Вопросы безопасности и соответствия требованиям добавляют еще один уровень к процессу оценки:

• Индивидуальные решения позволяют полностью контролировать безопасность, но для этого нужны внутренние знания и постоянное внимание
• Установленные сертификаты безопасности и соответствия требованиям также обычно описываются в коммерческом программном обеспечении, которое может не охватывать конкретные нормативные требования.
• Оптимизация процессов может уменьшить угрозу безопасности, убрав лишнюю обработку данных или точки доступа к системе

Планирование масштабируемости

Планирование масштабируемости важно для долгосрочного успеха выбранного подхода. Можно разработать конкретные решения для масштабирования, чтобы удовлетворить определенные потребности, но это может привести к неожиданным проблемам. Коммерческое программное обеспечение часто может быть масштабируемым, но его масштабирование может быть очень дорогим. Оптимизация процессов создает основу для масштабирования, но может потребовать поддержки технологических решений с увеличением объема.

Определение проблемы Сначала

Начинайте любое решение по технологиям с тщательного определения проблемы. Определите проблемные области в документе, оцените влияние на бизнес и определите успех, прежде чем выбирать решения. Это позволит избежать рассуждений, основанных на решениях, и сохранить согласованность проблем и стратегий.

Подробный анализ затрат

Сделайте хороший анализ факторов, влияющих на затраты, учитывая скрытые затраты и обязанности:

• Разработка, которая делается специально, требует обслуживания, обновлений и знаний, кроме тех, что входят в стоимость разработки
• Коммерческое ПО подразумевает лицензирование, обучение и даже привязку к поставщику
• Оптимизация процессов может включать управление изменениями, обучение и временные меры по повышению производительности

Внутренняя оценка возможностей

Честно оценивайте свои внутренние возможности. Чтобы успешно разрабатывать собственные приложения, нужны технические навыки, умение управлять проектами и готовность постоянно поддерживать их. Компаниям, у которых нет таких ресурсов, лучше сосредоточиться на коммерческих решениях или стратегии оптимизации процессов, которые могут использовать имеющиеся преимущества.

Время

Учитывайте временные ограничения. Альтернативой индивидуальной разработке могут быть коммерческие решения или оптимизация процесса для удовлетворения неотложных потребностей. Тем не менее, долгосрочные стратегические выгоды могут оправдать индивидуальную разработку даже при длительных усилиях по внедрению.

Создание для эволюции

Проложите путь к развитию и прогрессу. Технологические требования постоянно меняются и требуют гибкости в принятых решениях:

• Архитектура Разрабатывайте решения, которые будут модульными и расширяемыми
• Выбирайте коммерческое программное обеспечение с хорошей дорожной картой и интеграцией
• Внедряйте оптимизацию процессов, основываясь на принципах постоянного совершенствования

Стратегия пилотного тестирования

Запустите пилотные проекты или проекты для проверки концепции, чтобы проверить свои предположения. Можно использовать небольшие проекты, чтобы понять, какие проблемы могут возникнуть, и убедиться в теоретических преимуществах, прежде чем делать что-то в большом масштабе. Улучшите управление рисками и получите практические данные для принятия решений.

Эта методика снизит риски и даст конкурентное преимущество и организационные возможности в будущем. Чтобы добиться успеха, нужно выйти за рамки стандартных предположений и перейти к стратегическим рамкам оценки, которые учитывают весь спектр возможностей и последствий. Индивидуальная разработка, коммерческое программное обеспечение и оптимизация процессов имеют свои преимущества и могут применяться в зависимости от условий, но, несмотря на это, самые эффективные организации понимают, что эти элементы не являются взаимоисключающими, а являются частями общей технологической стратегии. Для этого нужно соотносить решения с конкретными проблемами, думать о долгосрочных последствиях и быть достаточно гибкими, чтобы развиваться со временем, тем самым обеспечивая, чтобы компании делали лучшие инвестиции в технологии и не попадали в самые распространенные ловушки, которые поглощают ресурсы и сдерживают потенциальный рост. Те организации, которые научатся делать это хорошо, будут в более выгодном положении, чтобы использовать технологии как реальное конкурентное преимущество, а не как дорогостоящую обязанность.